Ταξινομώντας τα δεδομένα τους με βάση το πόσο πολύτιμα ή ευαίσθητα είναι, οι οργανισμοί μπορούν να μετριάσουν τον κίνδυνο παραβιάσεων της ασφάλειας, διασφαλίζοντας ότι εφαρμόζονται οι κατάλληλες προστασίες και ότι επιπλέον επιβάλλονται με συνέπεια. Έχοντας εντοπίσει τα “πετράδια του στέμματος” και άλλα δεδομένα που χρειάζονται προστασία, ήρθε η ώρα να προχωρήσετε σε μία «άσκηση ανακάλυψης» για να ανακαλύψετε τι ακριβώς (δεδομένα) έχετε, που βρίσκονται και ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση σε αυτά.

Άγνωστα δεδομένα σας καθιστούν ευάλωτους σε επιθέσεις. Η καλύτερη πολιτική ασφάλειας είναι αναποτελεσματική αν δεν είστε σίγουροι για το τι έχετε και, συνεπώς, ποιους ελέγχους πρέπει να εφαρμόσετε. Η διακυβέρνηση δεδομένων, η συμμόρφωση με κανονισμούς, όπως με τον Ευρωπαϊκό Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (GDPR) ή με τον κανονισμό των Ηνωμένων Πολιτειών για το Διεθνές Εμπόριο Όπλων (ITAR) και – εξίσου σημαντικό – το να είστε σε θέση να αποδείξετε τη συμμόρφωση, είναι πράγματα αδύνατα όταν δεν γνωρίζετε που βρίσκονται βασικά έγγραφα και ποιος έχει πρόσβαση σε αυτά.

Μια άσκηση ανακάλυψης θα σας προσφέρει την απαραίτητη ορατότητα στα δεδομένα σας, καθώς και στον τρόπο που προσπελάζονται ή χρησιμοποιούνται. Αυτό επιτρέπει τη δημιουργία μίας στρατηγικής προστασίας καθώς και τη χρήση λύσεων που είναι φτιαγμένες για τους συγκεκριμένους τύπους δεδομένων που κατέχετε. Επιπλέον, σας δίνει τη δυνατότητα να μειώσετε τις δαπάνες διατήρησης τους, με την απόρριψη/ διαγραφή των περιττών δεδομένων (ορισμένοι μεσαίου μεγέθους οργανισμοί δαπανούν σχεδόν μισό εκατομμύριο λίρες Αγγλίας ετησίως για την αποθήκευση και τη διαχείριση παρωχημένων δεδομένων, σύμφωνα με έκθεση της Vertitas Databerg). Το να ανακαλύψετε επίσης τους τύπους τον δεδομένων που έχετε θα διευκολύνει επίσης τη χρήση των δεδομένων ως πόρους, αποκτώντας πληροφορίες που θα ενημερώνουν τις στρατηγικές και θα βελτιώνουν τη λειτουργία της επιχείρησης.

Πρέπει να καθορίσετε:

• Τι είδους δεδομένα διατηρούνται
• Τι συλλέγεται
• Τι δημιουργείται
• Που αποθηκεύεται ή βρίσκεται
• Για ποιο λόγο τα έχετε
• Πόσο ευαίσθητα είναι, και
• ποιος έχει πρόσβαση σε αυτά, ποιος τα χρησιμοποιεί ή ποιος τα διαμοιράζεται.

Το να καταφέρετε κάτι τέτοιο αποτελεί πρόκληση. Παράλληλα με τα δομημένα δεδομένα που υπάρχουν σε βάσεις δεδομένων που βρίσκονται επιτόπου, οι εταιρείες έχουν συνήθως και τεράστιους όγκους αδόμητων δεδομένων, όπως μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αρχεία PowerPoint, αρχεία Excel και έγγραφα PDF.

Οι πληροφορίες αποθηκεύονται και μοιράζονται σε μια ποικιλία συστημάτων, συσκευών και πλατφορμών, συμπεριλαμβανομένου του cloud, εργαλείων συνεργασίας όπως το Microsoft SharePoint, τοποθεσιών κοινής χρήσης αρχείων όπως είναι οι Dropbox και OneDrive καθώς και του λεγόμενου “shadow IT”.

Εργαλεία εντοπισμού δεδομένων και κατάλληλο λογισμικό παρέχουν έναν αποδοτικό και ακριβή τρόπο για να εντοπίσετε περιουσιακά στοιχεία που μπορείτε να ταξινομήσετε στη συνέχεια. Εξετάζουν αποθήκες αρχείων και βάσεις δεδομένων, σαρώνουν συγκεκριμένους τύπους δεδομένων, λέξεις-κλειδιά, και χρησιμοποιούν διάφορα κριτήρια και μεταδεδομένα ταξινόμησης. Έτσι, έχετε τη δυνατότητα να δείτε ποια είναι τα δεδομένα σας, που είναι η τοποθεσία τους και ποιος έχει πρόσβαση σε αυτά. Σύμφωνα με την εταιρεία Forrester, το 44% των Βορειοαμερικανών και Ευρωπαίων «decision-makers» στον τεχνολογικό κλάδο χρησιμοποιούν εργαλεία ανακάλυψης δεδομένων.

Μόλις προσδιορίσετε τα δεδομένα εντός της επιχείρησής σας, θα είστε σε θέση να ξεχωρίσετε, και να εστιάσετε στις πλέον πολύτιμες και εμπιστευτικές πληροφορίες ώστε να λάβετε σωστές και ακριβείς αποφάσεις σχετικά με τον τρόπο διαχείρισης τους, καθώς και στο ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση σε ποια αρχεία. Στη συνέχεια, θα είστε έτοιμοι να τα ταξινομήσετε αναλόγως πόσο πολύτιμα ή ευαίσθητα είναι, ώστε να διασφαλίσετε ότι ελέγχονται καταλλήλως και προστατεύονται αποτελεσματικά.