Οι επιχειρήσεις διαχειρίζονται αυτό που ονομάζουμε “data retention” με διαφορετικούς τρόπους, για διάφορους λόγους, που ενδέχεται να σχετίζονται με τεχνικούς προβληματισμούς ή με ζητήματα που αφορούν την ιδιωτικότητα, τις ευθύνες που έχουν κ.ά. Αυτοί πάντως που συνήθως λαμβάνουμε υπόψη, και που παραμένουν στις πρώτες σκέψεις μας, είναι κανονιστικές απαιτήσεις, απαιτήσεις συμμόρφωσης, αναφορές οικονομικής φύσης, τυχόν αποκατάσταση από καταστροφές και άλλοι. Τελευταία πάντως συναντούμε ολοένα και περισσότερο στις επιχειρήσεις το σκεπτικό ότι αν δεν είναι επιτακτική ή υποχρεωτική η συλλογή τους, τουλάχιστον να διατηρούνται μόνο τα απολύτως απαραίτητα δεδομένα και για το ελάχιστο χρονικό διάστημα που απαιτείται για την επιτυχή ολοκλήρωση της εκάστοτε εργασίας.  

Αν και πολλοί οργανισμοί διαθέτουν πολιτικές διαχείρισης δεδομένων που καθορίζουν το πλαίσιο ταξινόμησης και διατήρησης των δεδομένων, πολλοί από αυτούς δεν εκφράζουν αυτές τις πολιτικές σε μία γλώσσα που να διευκολύνει αποτελεσματικά και αποδοτικά τους μηχανισμούς διατήρησης (retention) που είναι διαθέσιμοι στην επιχείρηση τους. Ομοίως, οι μηχανισμοί/ δραστηριότητες καταστροφής δεδομένων θα πρέπει να είναι ξεκάθαρα καθορισμένοι για να υποστηρίζουν την ολοένα αυξανόμενη πρακτική καταστροφής των δεδομένων που η διατήρηση τους δεν είναι πλέον υποχρεωτική από τους κανονισμούς και δεν παρέχουν πλέον αξία στην επιχείρηση. Το άμεσο και έμμεσο κόστος της διατήρησης δεδομένων πέραν της ωφέλιμης ζωής τους, σε συνδυασμό με τις ενδεχόμενες ευθύνες που αντιπροσωπεύει, καθίσταται σε σύντομο χρονικό διάστημα κάτι επαχθές για την επιχείρηση, ένα μεγάλο βάρος, που βεβαίως αυξάνεται διαρκώς, καθώς τα δεδομένα δημιουργούνται με αυξανόμενους ρυθμούς.

Η μεταβλητότητα των business drivers, η κοινωνικοποίηση της πολιτικής διακυβέρνησης δεδομένων, η αποδοχή και η εφαρμογή της, μπορούν να οδηγήσουν σε αντιφατικές και συγκεχυμένες πρακτικές αρχειοθέτησης. Με τη συμμετοχή των χρηστών στην ταξινόμηση των δεδομένων τους, είναι δυνατό να μετριαστεί η ανάγκη για υποκειμενική ερμηνεία της πολιτικής και η ad-hoc εφαρμογή των πρακτικών διατήρησης δεδομένων και αρχειοθέτησης. Με την ανάθεση αξίας στις πληροφορίες μέσω των μεταδεδομένων ταξινόμησης, οι πολιτικές διατήρησης μπορούν να επιβληθούν αυτόματα, και επομένως εφοδιάζουν τα συστήματα αρχειοθέτησης τρίτων με τη δυνατότητα να καθιστούν αποτελεσματικότερες, περισσότερο αξιόπιστες και ακριβείς τις δυνατότητες αρχειοθέτησης και διατήρησης δεδομένων.

Ορισμένα οφέλη της διαχείρισης της διατήρησης δεδομένων, της αρχειοθέτησης και της επακόλουθης καταστροφής τους περιλαμβάνουν αλλά δεν περιορίζονται στα παρακάτω:

• Αυξημένη συνοχή με την αυτόματη εφαρμογή των πολιτικών διατήρησης δεδομένων
• Μειωμένο κόστος αποθήκευσης δεδομένων
• Αυξημένη λειτουργική απόδοση και αποτελεσματικότητα
• Η βελτιωμένη αξιοπιστία των δεδομένων βελτιώνει την απόδοση του eDiscovery
• Υποστηρίζει τις υποχρεώσεις συμμόρφωσης για τη διατήρηση και τη διάθεση δεδομένων
• Κάνει εύκολη την user-driven ταξινόμηση 
• Αυξάνει την ευαισθητοποίηση σχετικά με την αξία και την ευαισθησία των δεδομένων
• Βελτιωμένη συμμόρφωση με τους κανονισμούς της βιομηχανίας

Πολλές εταιρείες δυσκολεύονται να εξορθολογήσουν την εκχωρούμενη στα δεδομένα τους αξία, αλλά με τη σειρά τους, δεν τη διαχειρίζονται όπως θα είχαν οποιοδήποτε άλλο πολύτιμο περιουσιακό στοιχείο με μια παραδοσιακή προσέγγιση κύκλου ζωής. Η αναγνώριση και η ικανότητα εκχώρησης χαρακτηριστικών διατήρησης δεδομένων με ακρίβεια, είναι κάτι το εφικτό, αλλά παράλληλα είναι και ένα πολύ σημαντικό στοιχείο της υγιεινής των εταιρικών δεδομένων και ένας παράγοντας που συμβάλλει στην κανονιστική συμμόρφωση και δεν πρέπει να παραβλέπεται.  

Μπορείτε να διαβάσετε το πρωτότυπο άρθρο, εδώ.