Στις μέρες μας αγωνιζόμαστε για απλότητα, αναζητούμε τα ευκολότερα, απλούστερα και με τη πρώτη ματιά, τα φθηνότερα εργαλεία που μπορούν να κάνουν τις επιχειρήσεις και τις εταιρείες μας να λειτουργούν με το καλύτερο τρόπο και με το μικρότερο κίνδυνο.

Ας πάρουμε για παράδειγμα τη ταξινόμηση δεδομένων. Αν κοιτάξουμε τη θέα από ψηλά, φαίνεται απλό πράγμα, σωστά; Τα δεδομένα που δημιουργούμε είναι είτε εμπιστευτικά είτε όχι. Τίποτα το περίπλοκο λοιπόν σε αυτό.

Τα πάντα φαίνονται υπέροχα μέχρι ωστόσο να αρχίσουμε να πλησιάζουμε στο πρόβλημα. Ο κύριος λόγος (αλλά όχι και ο μόνος) που οι οργανισμοί και οι εταιρείες κοιτάζουν να ταξινομήσουν τα δεδομένα που δημιουργούν και διαχειρίζονται είναι για να εξασφαλίσουν ότι οι ευαίσθητες πληροφορίες και εμπιστευτικά δεδομένα μπορούν να ελεγχθούν. Ένα μεγάλο μέρος του σχεδιασμού μιας πολιτικής ταξινόμησης είναι η κατανόηση των στοιχείων που είναι ευαίσθητα ή όχι. Επιπλέον, ποιος θα πρέπει να έχει πρόσβαση σε αυτές τις πληροφορίες ή ακόμα και το αν πρέπει να διατηρούμε τέτοιες πληροφορίες και δεδομένα.

Μόλις αρχίσουμε να θέτουμε αυτές τις ερωτήσεις, αρχίζει η πρόκληση να φαίνεται όλο και λιγότερο απλή.
Και δεν θα αργήσουμε να συνειδητοποιήσουμε ότι χρειαζόμαστε τόσο εσωτερικά όσο και εξωτερικά συστήματα ταξινόμησης. Σύντομα επίσης θα διαπιστώσουμε ότι το σύστημα ταξινόμησης που χρησιμοποιούμε στον τομέα των ανθρωπίνων πόρων φαίνεται εντελώς διαφορετικό από αυτό που χρειαζόμαστε στις πωλήσεις. Επίσης γίνεται φανερό ότι η πολιτική ταξινόμησης που χρησιμοποιούμε στο τμήμα μάρκετινγκ δεν ταιριάζει στις ανάγκες της ομάδας ανάπτυξης προϊόντων.

Οι οργανισμοί και εταιρείες δεν αποτελούν νησιά (δεν βρίσκονται στην απομόνωση). Έχουμε πολλές σχέσεις με εξωτερικούς προμηθευτές, συνεργάτες και πωλητές. Όταν σχεδιάζουμε μια πολιτική ταξινόμησης, πρέπει επίσης να λαμβάνουμε υπόψη τον τρόπο με τον οποίο επικοινωνούμε με οργανισμούς εκτός του δικού μας. Ακριβώς όπως οι οργανώσεις ευδοκιμούν από τις αλληλεξαρτώμενες σχέσεις, το ίδιο θα πρέπει να συμβαίνει και με τα εργαλεία μας για την ασφάλεια των δεδομένων.

Η ταξινόμηση έχει τη δυνατότητα να κάνει τόσα πολλά άλλα εργαλεία αρκετά αποτελεσματικότερα, είτε πρόκειται για τα DLP, Discovery και IRM είτε άλλες εφαρμογές που θεωρούμε σημαντικές στον αγώνα μας για την προστασία και φύλαξη των δεδομένων. Ακριβώς όπως δεν υπάρχει ένα μόνο μέγεθος που να ταιριάζει σε όλους, δεν υπάρχει ούτε “one-stop-shop” και επομένως δεν υπάρχει μόνο μία λύση ή μαγική σφαίρα. Αντ ‘αυτού, το σημαντικότερο είναι με ποιο τρόπο τα καλύτερα εργαλεία  στη κλάση τους μπορούν να συνεργαστούν για να δημιουργήσουν μια απρόσκοπτη και εξαιρετικά αποτελεσματική λύση.

Τέλος, πρέπει επίσης να λειτουργήσουμε παράλληλα με ένα νομοθετικό πλαίσιο που γίνεται όλο και πιο περίπλοκο και η μη τήρηση αυτής της νομοθεσίας καθίσταται όλο και πιο δαπανηρή.

Οπότε, αυτή είναι η πραγματική πρόκληση.  Η επιτυχημένη διαπραγμάτευση αυτής της πολυπλοκότητας με μια πολιτική ταξινόμησης που λειτουργεί για όλους σημαίνει ότι τα εργαλεία που επιλέγουμε να χρησιμοποιήσουμε πρέπει να είναι απίστευτα ευέλικτα και να μπορούν να παραμετροποιηθούν. Αλλά πρέπει η ευκολία χρήσης τους να διατηρηθεί. Ένα καλό εργαλείο ταξινόμησης δεν πρέπει να είναι πολύπλοκο για να λειτουργήσει, θα πρέπει στην πραγματικότητα να είναι σε θέση να κρύβει τη πολυπλοκότητα. Θα πρέπει να ταιριάζει άψογα στον τρόπο με τον οποίο οι τελικοί χρήστες εργάζονται καθημερινά.

Αυτό που έχει σημασία να γνωρίζετε, είναι ότι η πολυπλοκότητα δεν είναι κάτι που μπορεί να φύγει, και αν είναι απαραίτητο να σχεδιάσετε την πολιτική ταξινόμησης γύρω από τους περιορισμούς του εργαλείου ταξινόμησης σας, τότε ειλικρινά, χρησιμοποιείτε λάθος εφαρμογή.

Μπορείτε ενδεχομένως να την… βγάλετε με ένα μέγεθος αν μιλάμε για την αγορά μίας κοντομάνικης μπλούζας, ενός t-shirt, αλλά με ένα εργαλείο ταξινόμησης; Ξεχάστε το!

Μπορείτε να διαβάσετε το πρωτότυπο άρθρο, εδώ.