Στη σημερινή παγκόσμια οικονομία, οι επιχειρήσεις οφείλουν να συμμορφώνονται με τους κανονισμούς, τη νομοθεσία και τα πρότυπα που καθορίζονται από διάφορες χώρες, ώστε να μπορούν να εξυπηρετούν πελάτες από όλο τον κόσμο.

Ένας κανονισμός που δεν μπορείτε να αγνοήσετε είναι ο GDPR (ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων) καθώς αποτελεί τον πυρήνα της Ευρωπαϊκής νομοθεσίας σχετικά με το ψηφιακό απόρρητο.

Ο GDPR ισχύει για κάθε οργανισμό που λειτουργεί εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή προσφέρει αγαθά ή υπηρεσίες σε πελάτες που βρίσκονται σε χώρες της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

Οι εταιρείες οφείλουν να διασφαλίσουν ότι τα προσωπικά δεδομένα συλλέγονται νόμιμα και υπό αυστηρές συνθήκες καθώς και ότι είναι προστατευμένα από την κακομεταχείριση και την εκμετάλλευση.

Η παραβίαση των κανόνων του GDPR μπορεί να οδηγήσει σε μεγάλα πρόστιμα, τα οποία επί του παρόντος ανέρχονται σε €20 εκατομμύρια (23,3 εκατομμύρια δολάρια) ή ακόμα και στο 4% του ετήσιου τζίρου μιας εταιρείας από το προηγούμενο οικονομικό έτος, όποιο ποσό είναι υψηλότερο.

Για να διασφαλίσετε ότι η επιχείρηση σας βρίσκεται σε συμμόρφωση με τις οδηγίες και τους κανόνες του GDPR οφείλετε να προστατεύσετε τα δεδομένα και τις πληροφορίες των πελατών σας.  Ακολουθούν επτά τεχνολογίες που μπορούν να σας βοηθήσουν να παραμείνετε σε συμμόρφωση:

1.Διαχειριζόμενη Μεταφορά Αρχείων (MFT)

Οι λύσεις Διαχειριζόμενης Μεταφοράς Αρχείων (MFT) χρησιμοποιούν βιομηχανικής κλάσης δικτυακά πρωτόκολλα και μεθόδους κρυπτογράφησης για την απλοποίηση και τον εξορθολογισμό της διαχείρισης των δεδομένων της εταιρείας.

Τέτοιες λύσεις αυτοματοποιούν τη μεταφορά δεδομένων σε ολόκληρο τον οργανισμό, στο δίκτυο, στα συστήματα, στις εφαρμογές, στους συνεργάτες και στα περιβάλλοντα cloud χρησιμοποιώντας ένα κεντρικό interface.

Για να χρησιμοποιήσετε μια λύση MFT, θα πρέπει πρώτα να στείλετε με ασφάλεια ένα αρχείο μέσω ενός προγράμματος MFT ή μέσω κάποιου email plugin. Το λογισμικό αναλαμβάνει να κρυπτογραφήσει το αρχείο πριν το παραδώσει στους παραλήπτες που έχουν οριστεί. Στη συνέχεια, για να δουν ή για να διαβάσουν το περιεχόμενο, οι παραλήπτες θα πρέπει πρώτα να αποκρυπτογραφήσουν το αρχείο ή τα αρχεία.

Οι εφαρμογές MFT συμβάλλουν στη διασφάλιση της ασφαλούς συλλογής, μεταφοράς και χρήσης δεδομένων προσωπικής ταυτοποίησης με το να παρέχουν στους οργανισμούς μια ολιστική εικόνα για τις διαδικασίες κίνησης δεδομένων. Ορισμένες βασικές δυνατότητες που μπορείτε να αναζητήσετε για την ενίσχυση της ασφάλειας της είναι η κρυπτογράφηση δεδομένων, η διαχείριση δικαιωμάτων πρόσβασης καθώς και οι λύσεις πλήρους ιχνηλάτησης.

Σχετική ανάγνωση: Τι είναι το Managed File Transfer (MFT);

2.Αυτοματοποιημένες διαδικασίες προστασίας δεδομένων

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τέτοιες λύσεις για να αυτοματοποιήσετε τις διαδικασίες προστασίας δεδομένων και να αποκτήσετε καλύτερη εικόνα για την κίνηση των ευαίσθητων πληροφοριών εντός και εκτός του οργανισμού σας. Επιπλέον, θα σας βοηθήσουν να εξαλείψετε την αναποτελεσματικότητα, τα σφάλματα και τις καθυστερήσεις που προκαλούνται από τις χειροκίνητες διαδικασίες.

Πολλές από αυτές τις λύσεις προσφέρουν επίσης προστασία έναντι της απώλειας και της κλοπής δεδομένων, παρέχοντας παράλληλα βελτιωμένη ορατότητα σε παραβιάσεις δεδομένων.

Όμως για να λειτουργήσει η αυτοματοποίηση για την επιχείρησή σας, θα πρέπει πρώτα να ορίσετε και να τυποποιήσετε διαδικαστικούς και τεχνολογικούς ελέγχους για την προστασία των προσωπικών δεδομένων.

Στη συνέχεια, και με βάση το επιχειρηματικό μοντέλο και τα κριτήρια σας, μπορείτε να επιλέξετε μια λύση που σας προσφέρει τα σωστά χαρακτηριστικά και δυνατότητες, όπως είναι η κρυπτογράφηση, ο έλεγχος ταυτότητας πολλαπλών παραγόντων και η ψευδωνυμοποίηση.

Σχετική ανάγνωση: Τα 5 οφέλη του αυτοματισμού

3.Αξιολόγηση επιπτώσεων στην ιδιωτικότητα

Αυτού του τύπου οι τεχνολογίες βοηθούν τους οργανισμούς να αξιολογήσουν τον πιθανό αντίκτυπο που ενδέχεται να έχουν οι επιχειρηματικές τους αποφάσεις στο απόρρητο των δεδομένων των χρηστών. Με αυτό το τρόπο, οι εταιρείες μπορούν να γνωρίζουν για τυχόν παραβιάσεις από νωρίς, ώστε να αποφύγουν προβλήματα στη συνέχεια.

Τέτοιες εκτιμήσεις είναι ιδιαίτερα χρήσιμες για την υποστήριξη του λανσαρίσματος νέων προϊόντων, για την γεωγραφική επέκταση μίας επιχείρησης, για την περίπτωση κάποιας συγχώνευσης ή για δραστηριότητες που σχετίζονται με εξαγορές άλλων εταιρειών κ.ά.

Οι οργανισμοί μπορούν να εντοπίσουν δεδομένα που συλλέγονται και τα οποία είναι υψηλής επικινδυνότητας, να εκτιμήσουν τυχόν κενά στις προσπάθειες τους για συμμόρφωση, να διευθετήσουν ζητήματα και να δημιουργήσουν ένα ίχνος ελέγχου για να παραμείνουν συμμορφωμένοι.

4.Συμμόρφωση με τα ατομικά δικαιώματα

Δεδομένου ότι ο GDPR δίνει σε κάθε χρήστη το δικαίωμα να γνωρίζει και να ελέγχει τον τρόπο που οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν τα δεδομένα του, είναι απαραίτητο να έχετε τα εργαλεία που δίνουν το δικαίωμα στους πελάτες σας να έχουν πρόσβαση στα δεδομένα τους, να μπορούν να περιορίσουν ή ακόμα και να αντιταχθούν στην επεξεργασία των δεδομένων τους και βεβαίως να έχουν δικαίωμα στη φορητότητα των δεδομένων τους (π.χ. τη μεταφορά τους σε άλλη εταιρεία).

Οι λύσεις αυτού του τύπου σας επιτρέπουν να δημιουργείτε προσαρμοσμένες φόρμες για μεμονωμένα δικαιώματα, να παρέχετε ειδοποιήσεις και να ορίζετε αυτόματες αναφορές για να ικανοποιείτε τις απαιτήσεις κάθε χρήστη ξεχωριστά.

Μπορείτε να προσδιορίσετε τις θέσεις αποθήκευσης των δεδομένων που ζητούνται από τους χρήστες και να ικανοποιήσετε τα αιτήματα εντός του απαιτούμενου χρονικού πλαισίου των 30 ημερών χωρίς μάλιστα τη παραμικρή παρέμβαση στις υπάρχουσες επιχειρηματικές διαδικασίες.

Σχετική ανάγνωση: Τι πρέπει να γνωρίζετε για να είστε προετοιμασμένοι για τη συμμόρφωση με τον GDPR

5.Χαρτογράφηση δεδομένων

Το να παραμείνετε σε συμμόρφωση με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία των Δεδομένων (GDPR) μπορεί να είναι ιδιαίτερα δύσκολη για οργανισμούς που δεν έχουν ορίσει μία ακριβή πρακτική διαχείρισης των δεδομένων.

Σημαντικό ρόλο σε αυτό παίζει ότι ένα μεγάλο μέρος του GDPR επικεντρώνεται στην αιτιολόγηση του τύπου και του εύρους των δεδομένων που συλλέγονται και στην έγκαιρη  απόδειξη της συμμόρφωσης. Αντί λοιπόν για επεξεργαστές δεδομένων, οι εταιρείες και οι διάφοροι οργανισμοί πρέπει να ενεργούν ως υπεύθυνοι επεξεργασίας δεδομένων.

Οι λύσεις χαρτογράφησης δεδομένων σας βοηθούν να κατανοήσετε ποια δεδομένα συλλέγει ο οργανισμός σας, που αποθηκεύονται οι πληροφορίες και ποιος έχει πρόσβαση σε αυτές.

Με αυτή τη γνώση, μπορείτε να καθορίσετε ποιες πρόσθετες υποχρεώσεις ενδέχεται να ισχύουν για τα δεδομένα βάσει ευαισθησίας, γεωγραφίας ή άλλων παραγόντων.

6.Τεχνολογίες ψευδωνυμοποίησης

Οι τεχνολογίες αυτού του τύπου (ψευδωνυμοποίησης ή ανωνυμοποίησης) σας επιτρέπουν να εφαρμόσετε μια τακτική συγκάλυψης-δεδομένων, η οποία αναφέρεται στο πραγματικό κείμενο του κανονισμού.

Οι τεχνολογίες λειτουργούν αποθηκεύοντας τις πληροφορίες ενός ατόμου σε πολλά ξεχωριστά αρχεία και με πολλά διαφορετικά ονόματα.

Το αποτέλεσμα είναι οι χάκερ να μην μπορούν να πάρουν τα χέρια τους τις πλήρεις πληροφορίες των πελατών σας με την κλοπή ενός αρχείου ή με τη συγκέντρωση  πληροφοριών από πολλές πηγές που μπορούν να οδηγήσουν στην ταυτοποίηση του υποκειμένου.

7.Διαβάθμιση δεδομένων

Το πρώτο βήμα για μια ισχυρή στάση προστασίας δεδομένων είναι η διαβάθμιση δεδομένων. Παρέχει μια σταθερή βάση για συμμόρφωση για το μέλλον, ενώ η ενσωμάτωση της με άλλα απαραίτητα εργαλεία προστασίας δεδομένων όπως είναι τα εργαλεία DLP, τα εργαλεία διαχείρισης δικαιωμάτων, η κρυπτογράφηση και πολλά άλλα, θα αναβαθμίσει και θα ενισχύσει τη συνολική στρατηγική προστασίας δεδομένων σας.

Η κορυφαία στον κλάδο λύση «Boldon James Classifier» αποτελεί το κλειδί για τη συμμόρφωση με τον GDPR, καθώς έχει σχεδιαστεί για να ελαχιστοποιεί τα περιστατικά απώλειας δεδομένων και να βελτιώνει την αποτελεσματικότητα των εργαλείων DLP. Οι οπτικές σημάνσεις βελτιώνουν την ευαισθητοποίηση του εργατικού δυναμικού σας για την αξία των δεδομένων που χρησιμοποιούν, ενώ οι ετικέτες μεταδεδομένων διευκολύνουν την αποτελεσματικότερη εφαρμογή των πολιτικών ασφάλειας δεδομένων, διαχείρισης δεδομένων και της διατήρησης.

Σχετική ανάγνωση: Classification By Design: The Foundation Of Effective Data Protection Compliance

Ολοκληρώνοντας

Μια παραβίαση δεδομένων δεν θα σας κοστίσει μόνο ένα βαρύ πρόστιμο, αλλά θα αμαυρώσει τη φήμη σας, θα διαβρώσει την εμπιστοσύνη των πελατών στην εταιρεία σας και θα επηρεάσει τη κερδοφορία σας μακροπρόθεσμα.

Η επένδυση στις σωστές τεχνολογίες για τη συμμόρφωση με τον GDPR θα σας αποζημιώσει με τη παροχή της απαραίτητης βοήθειας για να εφαρμόσετε τα σωστά μέτρα στη διαχείριση κινδύνων και στα αναλυτικά στοιχεία, στη συμμόρφωση με τους κανονισμούς, στον έλεγχο και στις αναφορές, για να παραμείνετε ασφαλείς και συμμορφωμένοι.

Πηγή: Boldon James