Έχετε μια επιτυχημένη επιχείρηση, αλλά ποιες είναι οι επιδιώξεις και τα σχέδια σας με την ταξινόμηση δεδομένων; Μια απλή λύση ταξινόμησης δεδομένων μπορεί να συμπληρώνει όλα τα κουτάκια, όμως πρέπει η προσέγγισή σας να είναι τόσο απλή όσο ένα κουίζ που «τσεκάρεις» τις απαντήσεις;

Η προσέγγισή της Boldon James βλέπει την ταξινόμηση «διαμορφωμένη» στα μέτρα της επιχείρησής σας, ενσωματωμένη απρόσκοπτα στις προϋπάρχουσες οργανωτικές διαδικασίες ασφάλειας και κυρίως, στον τρόπο που εργάζονται οι χρήστες σας.

Γνωρίζετε ήδη ότι ένα μεγάλο ποσοστό των δεδομένων σας είναι ιδιαίτερα ευαίσθητο, είτε πρόκειται για οικονομικά δεδομένα ή δεδομένα από το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού. Επομένως αρκεί μόνο μια προστατευτική ετικέτα για να προστατεύσει όλα αυτά τα δεδομένα παντού;

Ας δούμε μερικά παραδείγματα που μία απλή επισήμανση εγγράφων μπορεί να οδηγήσει σε λανθασμένη ταξινόμηση. Φαινομενικά, μία έκθεση για τις πωλήσεις σε τοπικό επίπεδο μπορεί να μοιάζει πολύ με την έκθεση για τις πωλήσεις της εταιρείας σε παγκόσμιο επίπεδο. Ωστόσο, οι δύο εκθέσεις περιλαμβάνουν διαφορετικές πληροφορίες που παράγονται για διαφορετικούς ανθρώπους εντός της επιχείρησης και συνεπώς δεν πρέπει να ταξινομούνται με την ίδια ετικέτα. Οι pre-release λογαριασμοί ενδέχεται να φαίνονται ίδιοι με τους post-release λογαριασμούς ημέρας και το master αρχείο μισθοδοσίας HR (Ανθρώπινου Δυναμικού) μπορεί να μοιάζει με ετήσια ατομική επισκόπηση αποδοχών.

Πώς λοιπόν λάβετε πραγματική αξία από μια λύση ταξινόμησης; Ερωτήματα όπως:

•     ποιος μπορεί να δει το έγγραφο,
•     πως αποθηκεύεται, και
•     πότε πρέπει να διαγράφεται, πρέπει να ληφθούν υπόψη.

Ας πάρουμε όμως τα πράγματα από την αρχή…

Αρχικά, σκεφτείτε, για ποιο λόγο θέλετε να εφαρμόσετε μία λύση ταξινόμησης δεδομένων;

Επιλέγοντας να το κάνετε, έχετε κάνει το πρώτο βήμα, αποδεχόμενοι ότι η ταξινόμηση δεδομένων πρόκειται να ωφελήσει τον οργανισμό σας με έναν ή περισσότερους τρόπους.

Δεύτερον, επεξεργαστείτε τις ετικέτες που θα χρειαστεί ο οργανισμός σας. Όπως αποδείξαμε προηγουμένως, η χρήση μόνο ενός επιπέδου ευαισθησίας δεν αρκεί για να μπορέσουν οι περισσότερες οργανώσεις να προστατεύσουν αποτελεσματικά τα δεδομένα τους. Ένα επιπλέον επίπεδο ετικετών επιτρέπει σε ένα χρήστη να ταξινομήσει καλύτερα το έγγραφο, καθορίζοντας οποιοδήποτε ειδικό περιεχόμενο όπως το PII ή ίσως ακόμη και δεδομένα PHI και διασφαλίζει ότι οι πληροφορίες προστατεύονται και χρησιμοποιούνται σωστά.

Με τον Boldon James Classifier, οι ετικέτες μπορούν να προσαρμοστούν στην κατάλληλη λειτουργία εργασίας και στο επίπεδο αρχαιότητας, ουσιαστικά ελέγχοντας τη διανομή. Για παράδειγμα, μία ετικέτα «Διαχείριση» εμποδίζει με ευκολία την αποστολή υψηλού επιπέδου εγγράφων σε ολόκληρη την εταιρεία χωρίς έγκριση.

Τελικά, οι ανάγκες των χρηστών δεν πρέπει να παραβλέπονται ή να ξεχνιούνται. Για παράδειγμα, η μείωση του αριθμού των κλικ που χρειάζεται ένας χρήστης για να ταξινομήσει ένα έγγραφο είναι σημαντική, και για αυτό το λόγο η Boldon James έχει εισαγάγει την έξυπνη προτεινόμενη ταξινόμηση. Χρησιμοποιώντας αναδυόμενα παράθυρα προχωράει σε μερικές απλές ερωτήσεις που επιτρέπουν στον χρήστη να βεβαιωθεί ότι το έγγραφο φέρει τις ετικέτες μίας ακριβέστερης ταξινόμησης, σε αντίθεση με μια γενική ετικέτα που βασίζεται αποκλειστικά στην ερμηνεία μίας μηχανής για τον τύπο του εγγράφου.

Αυτό καθιστά εύκολη την κατανόηση και την χρήση μίας ολοκληρωμένης πολιτικής σε καθημερινή βάση, διασφαλίζοντας ότι τα δεδομένα προστατεύονται στο σωστό επίπεδο. Η παροχή βοήθειας στους χρήστες έχει προχωρήσει ακόμα παραπέρα επίσης από την Boldon James χάρη στο Business-Centric Classification, επιτρέποντας σε ένα χρήστη να αναγνωρίσει έναν συγκεκριμένο τύπο εγγράφου, όπως το «Επισκόπηση Μισθού Jo Blogs» και όχι απλώς «Μισθοδοσία» για παράδειγμα.

Κατεβάστε το ενημερωτικό δελτίο για να ανακαλύψετε περισσότερα για την προσφορά ταξινόμησης δεδομένων της Boldon James αλλά και να μάθετε για ποιο λόγο μία λύση απλής ταξινόμησης δεν είναι η σωστή προσέγγιση για την επιχείρησή σας.