Προκειμένου να βοηθήσει τις εταιρείες να λάβουν τη σωστή απόφαση σχετικά με αυτό το ζήτημα, το ινστιτούτο Osterman Research εξέδωσε μία αναφορά/ whitepaper που επισημαίνει τους τρόπους που οι μικρομεσαίες επιχειρήσεις μπορούν να προστατεύσουν επαρκώς τα κρίσιμα για την επιχείρησή τους δεδομένα. Το whitepaper εξετάζει ποια χαρακτηριστικά και δυνατότητες είναι απαραίτητα για την εταιρεία σας και αν είναι δυνατόν να εξυπηρετηθεί η επιχείρησή σας από μια λύση τρίτου μέρους, όπως είναι η λύση MailStore Server ή οι ενσωματωμένες και εγγενείς επιλογές αρχειοθέτησης που προσφέρει Microsoft Office 365.

Κύρια σημεία συζήτησης στο whitepaper

Στο whitepaper συγκρίνονται διάφορες επιλογές αρχειοθέτησης που διατίθενται μέσω του Microsoft Office 365:

• Exchange Online Archiving (EOA)
• In-Place Archiving
• AutoArchive (επίσης γνωστό ως “archive to .PST”) και
• το κουμπί “Archive” στο Microsoft Outlook

Επιπλέον, εξετάζει τα ακόλουθα βασικά σημεία συζήτησης:

Αναλαμβάνοντας την ευθύνη για τα δικά σας δεδομένα

Η ευθύνη για την προστασία και τη διατήρηση δεδομένων βαραίνει τον πελάτη και όχι τη Microsoft (βάσει του μοντέλου κοινής ευθύνης).

Κίνδυνος απώλειας δεδομένων

Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email) πρέπει να προστατεύονται από την τυχαία ή την κακόβουλη διαγραφή. Σε διαφορετική περίπτωση, ενδέχεται να καταστεί πολύ δύσκολη η ικανοποίηση ή η εκπλήρωση των νομικών και κανονιστικών υποχρεώσεων καθώς και των υποχρεώσεων που αφορούν τις βέλτιστες πρακτικές. Ακόμα και αν το Microsoft Office 365 έχει ουσιαστικά την ικανότητα να αποκαθιστά τυχαίως διαγραμμένα δεδομένα, ενδέχεται να προκύψουν καταστάσεις που είναι πιθανό να εμποδίσουν ή ακόμη και να θέσουν σε κίνδυνο σοβαρές καθημερινές δραστηριότητες της επιχείρησης σας.

Διαφορά μεταξύ λύσεων δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και αρχειοθέτησης

Οι λύσεις δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και οι λύσεις αρχειοθέτησης έχουν διαφορετικούς στόχους: τα αντίγραφα ασφαλείας είναι η διατήρηση ενός στιγμιότυπου μιας συγκεκριμένης στιγμής στον χρόνο. Τα αντίγραφα ασφαλείας είναι απαραίτητα για λόγους τακτικής, έτσι ώστε σε περίπτωση απώλειας δεδομένων από βλάβη ή δυσλειτουργία του συστήματος να είναι άμεσα ανακτήσιμα. Αντίθετα, η αρχειοθέτηση χρησιμοποιείται για στρατηγικούς λόγους, ώστε τα δεδομένα να μπορούν να διατηρηθούν για μεγάλα χρονικά διαστήματα, να μπορούν να αναζητηθούν και να είναι ευκόλως προσβάσιμα.

Αυτοεξυπηρέτηση για τελικούς χρήστες

Μια λύση αρχειοθέτησης email τρίτου μέρους επιτρέπει στους τελικούς χρήστες να αναζητούν δεδομένα τους γρήγορα και αποτελεσματικά καθώς και να επαναφέρουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αποφορτίζοντας από πρόσθετη πίεση το προσωπικό ασφάλειας πληροφορικής της εταιρείας.

Ανεξαρτησία από τη Microsoft

Χωρίς κάποια τρίτη λύση αρχειοθέτησης μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι χρήστες δεν θα μπορούσαν να έχουν πρόσβαση στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους αν υπήρχε κάποια δυσλειτουργία ή αστοχία της υπηρεσίας Microsoft Office 365. Μία λύση τρίτου μέρους μπορεί να βοηθήσει λοιπόν στην αποφυγή του κλειδώματος ενός προμηθευτή, διατηρώντας παράλληλα τη φορητότητα των αρχειοθετημένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

Συνολικό κόστος ιδιοκτησίας (TCO)

Καθώς το Exchange Online Archiving της Microsoft διατίθεται μόνο στα σχέδια E3 και E5, μια λύση τρίτου μέρους ενδέχεται να αποδειχτεί πολύ πιο προσιτή πρόταση.

Ενδιαφέρεστε να μάθετε περισσότερα σχετικά με τα αποτελέσματα και τις οδηγίες που περιέχονται στο whitepaper; Αν ναι, μπορείτε να κατεβάσετε το whitepaper της Osterman Research τώρα!