Το Google Workspace που ήταν γνωστό ως Google G-Suite μέχρι τον Οκτώβριο του 2020, είναι ένα περιβάλλον επικοινωνίας και συνεργατικότητας που διευκολύνει την ψηφιακή συνεργασία με πολλούς διαφορετικούς τρόπους. Σε πολλά σενάρια ωστόσο, το Google Vault (το εγγενές εργαλείο διαχείρισης δεδομένων του Workspace) αποτυγχάνει να καλύψει πλήρως τις απαιτήσεις συμμόρφωσης ενός επαγγελματικού συστήματος αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επομένως, ενδέχεται να έχει νόημα η χρήση μίας λύσης αρχειοθέτησης τρίτου σε συνδυασμό με το Google Workspace από την εταιρεία σας.

Γιατί τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να αρχειοθετηθούν;

Για πολλές εταιρείες, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποτελούν το μέσο επιλογής (ή τον μοναδικό τρόπο πολλές φορές) για την αποστολή ή τη μετάδοση εταιρικών ή επιχειρηματικών δεδομένων και πληροφοριών. Ως εκ τούτου, στο απόθεμα μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μίας εταιρείας βρίσκεται μεγάλος αριθμός κρίσιμης σημασίας πληροφοριών και δεδομένων, όπως συμβάσεις, τιμολόγια, δεδομένα προσωπικού και παραγγελίες – όλα αυτά πρέπει να διατηρούνται σωστά.

Ανάλογα τη χώρα και τον βιομηχανικό κλάδο, ενδέχεται να ισχύουν διαφορετικές νομικές απαιτήσεις όσον αφορά την επεξεργασία των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα δεδομένα που περιέχουν όταν τα τελευταία αποθηκεύονται για μεγάλα χρονικά διαστήματα ώστε να είναι διαθέσιμα επί μονίμου βάσεως. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για τομείς που υπόκεινται σε αυστηρά ρυθμιστικά πλαίσια, όπως η υγειονομική περίθαλψη και η χρηματοπιστωτική βιομηχανία, καθώς και για κυβερνητικά ιδρύματα και εκπαιδευτικά ιδρύματα, στα οποία συχνά αποστέλλονται και λαμβάνονται ηλεκτρονικά μηνύματα που περιέχουν ευαίσθητες πληροφορίες.

Η μη συμμόρφωση με τη νομοθεσία που διέπει την αρχειοθέτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να έχει σοβαρές συνέπειες: για παράδειγμα, μια παράβαση των καθηκόντων αρχειοθέτησης μπορεί να οδηγήσει σε πρόστιμα και άλλες κυρώσεις ενώ σε ορισμένες περιπτώσεις μπορεί να οδηγήσει ακόμα και σε δικαστικές υποθέσεις βάσει αστικού δικαίου. Ένα ακόμη παράδειγμα: σε περίπτωση δικαστικής διαμάχης όπου τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιούνται ως αποδεικτικά στοιχεία ή όταν τα υποκείμενα των δεδομένων διεκδικούν τα δικαιώματα τους βάσει του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων της Ευρωπαϊκής Ένωσης (GDPR), η εταιρεία σας ενδέχεται να χρειαστεί να πραγματοποιήσει αναζητήσεις σε όλο το απόθεμα των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, γρήγορα και αποτελεσματικά. Και κάτι τέτοιο είναι πολύ πιο απλή υπόθεση με τη βοήθεια ενός επαγγελματικά διαχειριζόμενου email archive.

Αρχειοθέτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και στρατηγική πληροφορικής

Καθώς η νομοθεσία περίπου απορρήτου στις ΗΠΑ γίνεται ολοένα και αυστηρότερη (π.χ. CPA στην πολιτεία της Καλιφόρνια, HIPAA και FERPA σε όλες τις πολιτείες των ΗΠΑ και μην ξεχνάμε και τη νομοθεσία GDPR της Ευρωπαϊκής Ένωσης) όπως και οι κανονισμοί συμμόρφωσης, και σε συνδυασμό με την αυξανόμενη δημοτικότητα της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, κάθε εταιρεία θα πρέπει να υϊοθετήσει μία προσέγγισή στην αρχειοθέτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που βασίζεται στην πρόληψη. Η επαγγελματική αρχειοθέτηση σχετικών με την επιχείρηση/ εταιρεία μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι μόνο ο ακρογωνιαίος λίθος μιας καθολικής ιδέας διαχείρισης μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αλλά αποτελεί αναπόσπαστο στοιχείο οποιασδήποτε στρατηγικής πληροφορικής. Εν κατακλείδι, με την αρχειοθέτηση μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, συμπεριλαμβανομένων και των συνημμένων αρχείων, διατηρούνται στην πληρότητα τους με tamper-proof τρόπο ώστε να είναι διαθέσιμα ανά πάσα στιγμή.

Δεν φτάνει η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;

Η αρχειοθέτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παίζουν σημαντικό ρόλο εντός του πλαισίου της επιχειρηματικής συνέχειας και το ένα δεν αποκλείει το άλλο. Κατά κανόνα, τα αντίγραφα ασφαλείας χρησιμεύουν για την προστασία των δεδομένων (ιδανικά, συμπεριλαμβανομένου και του ίδιου του αρχείου μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) μεσοπρόθεσμα και βραχυπρόθεσμα, έτσι ώστε αυτές οι πληροφορίες να μπορούν να αποκατασταθούν αν απαιτηθεί. Επιπλέον, διασφαλίζουν ότι τα κρίσιμα για τις επιχειρήσεις συστήματα και δεδομένα εξακολουθούν να είναι προσβάσιμα ακόμη και σε περίπτωση αστοχίας του συστήματος ή στην περίπτωση κάποιας επίθεσης ransomware. Αντίθετα, η αρχειοθέτηση επιτρέπει την αποθήκευση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για πολλά χρόνια σε μια μορφή που να απολύτως πιστή στο πρωτότυπο, είναι εύκολο να βρεθεί και να είναι μονίμως διαθέσιμη.

Πως λειτουργεί η αρχειοθέτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το Google Vault;

Το Google Workspace προσφέρει στους χρήστες το Google Vault, ένα εργαλείο για τη διαχείριση πληροφοριών και τo eDiscovery. Επομένως, οι χρήστες του Google Workspace που διαθέτουν νόμιμη άδεια Vault (βλ. παρακάτω) μπορούν να αποθηκεύουν μεγάλο όγκο δεδομένων για οποιοδήποτε χρονικό διάστημα, και όχι μόνο μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email) αλλά και αρχείων από άλλα προγράμματα Workspace, όπως είναι τα Google Drive, Chat, Groups και Meet.

Ποιος μπορεί να χρησιμοποιήσει το Google Vault;

Οι άδειες του Google Vault για κάθε υπάλληλο περιλαμβάνονται στα πακέτα του Workspace που ονομάζονται «Business Plus» και «Essentials» καθώς και στις εκδόσεις «Enterprise» και «Education». Αν ωστόσο έχετε επιλέξει κάποιο από τα πιο προσιτά πακέτα όπως το «Frontline», «Business Starter» και «Business Standard» είναι απαραίτητο να αγοράζετε άδειες χρήσης Vault σε μηνιαία βάση για κάθε υπάλληλο που έχετε σκοπό να αρχειοθετήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του.

Με το Google Vault, όλα τα δεδομένα που παράγετε και επεξεργάζεστε στο χώρο εργασίας μπορούν να ομαδοποιηθούν κατά θέμα, να ταξινομηθούν ιεραρχικά, να οπτικοποιούνται και να εξάγονται. Οι διαχειριστές με την κατάλληλη εξουσιοδότηση μπορούν να αναζητήσουν αποθηκευμένα δεδομένα βάσει λογαριασμού χρήστη, τμήματος, ημερομηνίας ή χρησιμοποιώντας συγκεκριμένες λέξεις -κλειδιά.

Οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες μπορούν να χρησιμοποιούν το Google Vault για να βλέπουν ιστορικά αρχεία καταγραφής συμβάντων, να εκχωρούν δικαιώματα και να διαχειρίζονται λογαριασμούς χρηστών. Κάτι τέτοιο είναι πολύ χρήσιμο στην περίπτωση ερευνών ή ελέγχων ή σε περιπτώσεις που επιβάλλεται από δικαστική εντολή και γενικότερα οποτεδήποτε χρειαστεί να έχετε γρήγορη πρόσβαση σε κρίσιμης σημασίας πληροφορίες που βρίσκονται στο αρχείο. Το whitepaper της Mailstore με τίτλο «The Benefits of an Independent Email Archiving Solution for Users of Google Workspace» παρέχει λεπτομερείς πληροφορίες σε όλα όσα απαιτούν την προσοχή σας, συμπεριλαμβανομένου του ρόλου που παίζουν τα «holds» και των κινδύνων που ελλοχεύουν στην περίπτωση που παραλείψετε να καθορίσετε κανόνες διατήρησης.

Ποιοι είναι οι περιορισμοί του Google Vault από άποψη αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;

Η εταιρεία σας μπορεί με το Google Vault να αποθηκεύσει για μεγάλο χρονικό διάστημα τόσο μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όσο και τα συνημμένα αρχεία τους. Σύμφωνα με την Google, αφού συναινέσετε στην επεξεργασία δεδομένων και αποδεχτείτε τις τυπικές ρήτρες σύμβασης για τα Google Workspace και Cloud Identity θα είστε σε θέση να ικανοποιήσετε τις όποιες απαιτήσεις ασφάλειας και προστασίας της ιδιωτικότητας ορίζονται από τη νομοθεσία GDPR της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Στην επικράτεια των Ηνωμένων Πολιτειών επίσης, αφού αποδεχτείτε τους σχετικούς όρους για τους επιχειρηματικούς συνεργάτες της Google θα είσαι συμμορφωμένοι με την νομοθεσία HIPAA.

Λαμβάνοντας υπόψη τα παραπάνω, είναι δύσκολο να καταλήξουμε στο αν το Google Vault μπορεί να ικανοποιήσει τις απαιτήσεις σας όσον αφορά τη διατήρηση και τη χρηστικότητα λόγω των εγγενών αδυναμιών και των αδυναμιών της λύσης. Σε αυτές περιλαμβάνονται για παράδειγμα οι περιορισμένες δυνατότητες εξαγωγής και ο κίνδυνος απώλειας δεδομένων στην περίπτωση που διαγραφούν χρήστες ή άδειες χρήσης. Στο whitepaper της Mailstore εξετάζεται τι κρύβεται πίσω από τα παραπάνω ζητήματα και αναλύονται ορισμένες από τις αδυναμίες που ενδέχεται να συναντήσετε.

Συμπέρασμα

 

Η αρχειοθέτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποτελεί βασικό συστατικό της στρατηγικής πληροφορικής μιας εταιρείας και της πολιτικής διαχείρισης δεδομένων και πληροφοριών. Σε αυτό το πλαίσιο, το Google Vault, το εγγενές δηλαδή εργαλείο του Workspace για τη διαχείριση δεδομένων και πληροφοριών, μπορεί να αποτελέσει πολύτιμη βοήθεια. Παρόλα αυτά διαθέτει αδυναμίες που ενδέχεται να προκαλέσουν νομικά ζητήματα ή ζητήματα συμμόρφωσης και ίσως είναι καλύτερο να προτιμήσετε κάποια ανεξάρτητη λύση τρίτου που ειδικεύεται στην αρχειοθέτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως η Mailstore.

Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα μειονεκτήματα και τις αδυναμίες του Google Vault καθώς και τους τομείς που οι χρήστες του Google Workspace θα μπορούσαν να επωφεληθούν από το λογισμικό κάποιου τρίτου, σας προτείνουμε να διαβάσετε το whitepaper με τίτλο: «The Benefits of an Independent Email Archiving Solution for Users of Google Workspace»

Κατεβάστε από εδώ

Πηγή: MailStore