Στην αρχή της πανδημίας του κορωνοϊού SARS-CoV-2 και της νόσου COVID19 στην Ευρώπη και βλέποντας τα συγκλονιστικά μέτρα περιορισμού που ελήφθησαν από διάφορες χώρες όπως η Ιταλία ή η Ισπανία, πολλές εταιρείες ετοιμάστηκαν για να υιοθετήσουν το μοντέλο της απομακρυσμένης εργασίας, επιτρέποντας στους υπαλλήλους τους να εργαστούν από το σπίτι.

Πολλές ωστόσο από αυτές τις εταιρείες υιοθέτησαν το συγκεκριμένο μοντέλο χωρίς να λάβουν υπόψη τους κινδύνους που εγκυμονούν για την ασφάλεια των ευαίσθητων εταιρικών δεδομένων και των περιουσιακών τους στοιχείων.

Τα πλεονεκτήματα της απομακρυσμένης εργασίας και οι κίνδυνοι

Σύμφωνα με την εταιρεία συμβουλευτικών υπηρεσιών Gallup Human Resources, το 54% των Αμερικανών αυτή τη περίοδο εργάζεται εξ αποστάσεως είτε πλήρως απασχολούμενο είτε μερικώς. Πολλές μελέτες επίσης δείχνουν ότι οι υπάλληλοι που εργάζονται εξ αποστάσεως είναι πιο παραγωγικοί και κερδοφόροι από τους υπαλλήλους που εργάζονται στο γραφείο.

Στην Ευρώπη, οι αριθμοί για τους υπαλλήλους που εργάζονται περιστασιακά εξ αποστάσεως είναι πολύ χαμηλότερα, αν και παρουσιάζονται σημαντικές διαφορές ανά χώρα.

Μεταξύ των πλεονεκτημάτων που οδήγησαν τις εταιρείες να υιοθετήσουν το μοντέλο της απομακρυσμένης εργασίας ήταν ο συνδυασμός της επαγγελματικής και οικογενειακής ζωής, η αυξημένη παραγωγικότητα, η αποφυγή άγχους όταν ταξιδεύουν προς την εργασία και η μείωση του κόστους.

Σε σύντομο χρονικό διάστημα, ο κορωνοϊός SARS-CoV-2 που προκαλεί τη νόσο COVID19 υποσκελίζοντας τα όποια πλεονεκτήματα, ανάγκασε πολλές εταιρείες να λάβουν τα μέτρα τους τοποθετώντας στο κέντρο των επιχειρήσεων τους την απομακρυσμένη εργασία ώστε επιπλέον να ελαχιστοποιήσουν το χρόνο διακοπής (downtime).

Παρόλα αυτά, η απομακρυσμένη εργασία δεν έχει μόνο πλεονεκτήματα. Ανάμεσα στα εμπόδια για την υιοθέτηση αυτού του μοντέλου εργασίας είναι η απομόνωση και η αποσύνδεση από τον οργανισμό και την κουλτούρα της εταιρείας, η απουσία ορατότητας (π.χ από άποψη διαχείρισης της επιχείρησης) και η απουσία ελέγχου και επαλήθευσης της υπευθυνότητας/ ευθύνης των εργαζομένων (κάνει πράγματι αυτό που του έχει ζητηθεί να κάνει;). Εμπόδια επίσης είναι οι δυσκολίες στην επικοινωνία (συμπεριλαμβανομένων των διαφορετικών ζωνών ώρας), το να διατηρηθούν τα όρια ανάμεσα στην προσωπική και επαγγελματική ζωής και βεβαίως η κυβερνοασφάλεια (διατήρηση της ασφάλειας των δεδομένων των εργαζομένων και των εταιρικών δεδομένων).

Εργαλεία για τη διευκόλυνση της απομακρυσμένης εργασίας

Λόγω της απειλής της νόσου COVID19, πολλές εταιρείες έσπευσαν να κάνουν τη την εργασία ευκολότερη για τους υπαλλήλους τους. Οι εταιρείες χρησιμοποίησαν και χρησιμοποιούν, μεταξύ άλλων, τις ακόλουθες τεχνολογίες για να διευκολύνουν την απομακρυσμένη εργασία:

• Εργαλεία παραγωγικότητας: Πρόσβαση σε σουίτες εφαρμογών γραφείου όπως το Microsoft Office, η σουίτα Creative Cloud της Adobe και άλλες, έτσι ώστε οι εργαζόμενοι να μπορούν να συνεχίσουν τις καθημερινές τους δραστηριότητες.
• Εργαλεία τηλεδιάσκεψης: εργαλεία όπως τα WebEx, Microsoft Teams, Zoom, GoToMeeting κ.λπ. για τη διεξαγωγή ομαδικών τηλεδιασκέψεων και τη βελτίωση της επικοινωνίας μεταξύ απομακρυσμένων ομάδων.
• Εφαρμογές συνεργασίας/ επικοινωνίας: Εφαρμογές όπως το Microsoft Teams ή το Slack και άλλα παρόμοια εργαλεία διευκολύνουν την απομακρυσμένη συνεργασία.
• Πρόσβαση σε εργαλεία BackOffice: Η πρόσβαση σε εταιρικά εργαλεία τύπου ERP, CRM και άλλων μέσω cloud ή μέσω VPN/ RDP είναι κρίσιμης σημασίας.
• Συστήματα αποθήκευσης cloud: Η πρόσβαση σε εταιρικά έγγραφα ή αρχεία μέσω συστημάτων cloud ή η απομακρυσμένη πρόσβαση σε εταιρικούς διακομιστές αρχείων είναι σημαντική.

Είναι προστατευμένες οι ευαίσθητες πληροφορίες με την απομακρυσμένη εργασία;

Τι γίνεται όμως με την ασφάλεια των δεδομένων; Αν και η χρήση εργαλείων παραγωγικότητας και επικοινωνίας είναι απολύτως απαραίτητη, δεν πρέπει να παραμελούμε την ασφάλεια: χρήση ασφαλών συστημάτων ελέγχου ταυτότητας, χρήση VPN για την ασφαλή και προστατευμένη απομακρυσμένη πρόσβαση σε εταιρικούς διακομιστές κ.ά.

Πολλές εταιρείες αναγκάστηκαν να προχωρήσουν στην κατεπείγουσα εφαρμογή του μοντέλου της απομακρυσμένης προστασίας και αυτό για παράδειγμα, οδήγησε στη δημιουργία μη ασφαλών καναλιών επικοινωνίας από τα σπίτια των εργαζομένων μέχρι τα εταιρικά συστήματα (π.χ πρόσβαση σε εταιρικούς διακομιστές μέσω RDP και όχι μέσω μίας ασφαλούς σύνδεσης VPN).

Ένα πράγμα είναι ξεκάθαρο: χωρίς να παρθούν τα απαραίτητα μέτρα, οι ευαίσθητες πληροφορίες του οργανισμού θα φτάσουν να είναι περισσότερο διασκορπισμένες και διαμοιρασμένες από ποτέ άλλοτε. Για παράδειγμα, κρίσιμης σημασίας δεδομένα, θα μεταφερθούν από τις εταιρικούς διακομιστές και τα εταιρικά συστήματα στους οικιακούς υπολογιστές, με αυτοσχέδια, ελάχιστα μέτρα ασφαλείας που όπως είναι κατανοητό δεν μπορούν να βρίσκονται στο επίπεδο των εταιρικών συστημάτων ασφαλείας.

Προστατεύστε ευαίσθητα έγγραφα και διατηρήστε τα υπό έλεγχο

Οι ευαίσθητες πληροφορίες τώρα έχουν μεταφερθεί στο cloud, σε οικιακούς υπολογιστές κ.λπ. Ποια μέτρα μπορώ να λάβω με εύκολο και βολικό τρόπο για να τα προστατεύσω και να τα διατηρήσω υπό έλεγχο, ακόμα και αν εδρεύουν σε υπολογιστές εκτός του οργανισμού;

Το εργαλείο «SealPath, Protection and Control» σας δίνει τη δυνατότητα να κρυπτογραφείτε τα δεδομένα σας, ακόμα κι αν βρίσκονται σε κάποιον απομακρυσμένο υπολογιστή, να διατηρείτε υπό τον έλεγχο σας τα δικαιώματα πρόσβασης (μόνο προβολή, επεξεργασία, αντιγραφή και επικόλληση κ.λπ.) και να αξιολογείτε/ ελέγχετε την πρόσβαση σε πληροφορίες. Επιπλέον, μπορείτε να ανακαλέσετε την πρόσβαση σε ορισμένες προστατευμένες πληροφορίες, εφόσον κριθεί απαραίτητο ώστε να αποφύγετε πιθανές διαρροές δεδομένων.

Ακολουθώντας τα παραπάνω βήματα με το SealPath μπορείτε να προστατεύσετε τα δεδομένα σας μέσα σε λίγα λεπτά και να θέσετε υπό έλεγχο όλους τους υπολογιστές των εργαζομένων στην επιχείρηση, ακόμα κι αν βρίσκονται στο σπίτι:

3. Καταχωρήστε τους χρήστες σας στο SealPath από την κονσόλα διαχείρισης στο Internet. Οι χρήστες στη συνέχεια θα λάβουν μία επιβεβαίωση εγγραφής και οδηγίες για την εγκατάσταση του λογισμικού SealPath.
4. Δημιουργήστε μια εταιρική πολιτική με το SealPath, ώστε να επιτρέπετε την πρόσβαση μόνο στο προσωπικό που εργάζεται στο εσωτερικό της εταιρείας (χρήστες του domain της εταιρείας).
5. Προστατεύστε ευαίσθητα έγγραφα που είναι προσβάσιμα από χρήστες που εργάζονται στο σπίτι μέσω file servers, cloud apps κ.λπ. Με το εργαλείο Sealpath for File Servers αυτή η προστασία των δεδομένων από file servers, από το Office 365 και SharePoint και λοιπά γίνεται αυτόματα και χωρίς να χρειάζεται την προσοχή σας.

Μόλις οι χρήστες αποκτήσουν πρόσβαση στις εταιρικές πληροφορίες από τον οικιακό υπολογιστή τους, μπορούν να το κάνουν με τα δικαιώματα που τους έχουν εκχωρηθεί μέσω αυτής της πολιτικής. Τα έγγραφα θα κρυπτογραφηθούν και συνολικά η πρόσβαση θα πιστοποιηθεί.

Με το SealPath, η μετακίνηση των εταιρικών δεδομένων με την απαραίτητη ασφάλεια που χρειάζεται η επιχείρησή σας, καθίσταται απλή υπόθεση. Τα ευαίσθητα έγγραφα σας μπορεί να βρίσκονται εκτός εταιρείας, όμως διαθέτουν «επισυναπτόμενη» την εταιρική ασφάλεια. Μπορεί το περιβάλλον εργασίας –εκτός εταιρείας- να μην είναι τόσο ασφαλές όσο είναι συνήθως, ωστόσο με το Sealpath εξαλείφονται οι κίνδυνοι και η ασφάλεια βελτιώνεται δραματικά.

Ποια άλλα πλεονεκτήματα προσφέρει το SealPath για την ασφάλεια πληροφοριών σε αυτό το νέο απομακρυσμένο περιβάλλον εργασίας;

• Είναι γεγονός ότι αν ένας εργαζόμενος δεν βρίσκεται στο γραφείο ο κίνδυνος να πέσει θύμα ηλεκτρονικού ψαρέματος και κλοπής ταυτότητας είναι αυξημένος. Παρόλα αυτά, αν κάποιος κυβερνοεγκληματίας που ενδεχομένως παριστάνοντας κάποιον συνάδερφο ή προϊστάμενο καταφέρει να αποσπάσει εταιρικές πληροφορίες, τότε είναι δυνατόν να μπλοκαριστεί εντελώς αν ανιχνευθεί ότι αυτές οι πληροφορίες έπεσαν σε λάθος χέρια.

• Σήμερα, οι εταιρείες θα παρατηρούν ότι άγνωστες συσκευές έχουν πρόσβαση στο εταιρικό δίκτυο και στα αποθετήρια πληροφοριών. Και είναι δύσκολο να προσδιοριστεί αν αυτές οι συσκευές είναι νόμιμες ή όχι. Αν οι ευαίσθητες, κρίσιμης σημασίας πληροφορίες προστατεύονται με το SealPath στα αποθετήρια δεδομένων, μια μη εξουσιοδοτημένη συσκευή μπορεί να αποκτήσει πρόσβαση και να αποθηκεύσει μόνο κρυπτογραφημένες πληροφορίες που δεν θα είναι προσβάσιμες μετά τη κλοπή τους.

Θέλετε να μάθετε περισσότερα; Επικοινωνήστε μαζί μας και οι ειδικοί μας θα σας συμβουλέψουν άμεσα για το πως να ασφαλίσετε τις πληροφορίες σας με το SealPath μέσα σε λίγες ώρες, έτσι ώστε οι υπάλληλοί σας να μπορούν να εργάζονται με άνεση και με ασφάλεια από το σπίτι.